Zakelijke bijeenkomsten en congressen ondergaan momenteel een belangrijke transformatie. Waar vroeger vooral de datum, locatie en inhoud bepaalden of een event geslaagd was, draait het nu steeds meer om de dynamiek vóór, tijdens én ná het event: de opbouw van een duurzame community.
Van bijeenkomst naar verbinding
Traditioneel werden events vooral gezien als tijdelijke momenten: een dagprogramma, enkele sprekers, direct daarna de afsluiting. Vandaag de dag zien we dat organisaties de waarde steeds meer leggen in langdurige betrokkenheid. Deelnemers willen niet alleen geïnformeerd worden, ze willen onderdeel zijn van een netwerk waarin kennis gedeeld wordt, contacten gelegd worden en ervaringen elkaar versterken.
De opkomst van interactieve formats
Keynotes blijven belangrijk, maar hun aandeel in de totale waarde van een bijeenkomst neemt af. In plaats daarvan kiezen steeds meer organisatoren voor formats waarin deelnemers actief bijdragen: denk aan rondetafels, expertpanels, werksessies en peer-to-peer learning. Het accent verschuift van consumptie van kennis naar participatie en co-creatie.
Technologie als verbindende schakel
Technologie speelt een steeds grotere rol bij het verbinden van mensen en het versterken van de community. Met hulpmiddelen zoals matchmaking-tools, digitale follow-upomgevingen en engagement-data wordt het mogelijk om inzicht te krijgen in: wie met wie contact maakt, welke thema’s leven, waar vervolgmogelijkheden liggen. Dankzij deze tools groeit het event van moment naar platform.
Wat betekent dit voor (event)projectmanagement?
De rol verandert fundamenteel. Waar de projectmanager voorheen vooral verantwoordelijk was voor logistiek, opzet en uitvoering, wordt deze nu een facilitator van gemeenschap. Belangrijke verschuivingen zijn:
-
De waarde van een event wordt steeds minder bepaald door de dag zelf, en meer door de continuïteit daaromheen.
-
Organisaties vragen om meetbare impact: nieuwe relaties, concrete initiatieven, samenwerkingen die voortgroeien uit de bijeenkomst.
-
Een event wordt onderdeel van een grotere strategie: de community is geen bijproduct meer, maar het doel.
Praktisch uitgangspunt
Zorg dat je een event niet ziet als eindpunt, maar als onderdeel van een groter geheel. Formuleer bij ieder project vooraf drie community-doelen, en verbind deze doelstellingen met acties vóór, tijdens én ná het event. Daarmee zorg je voor een samenhangend traject in plaats van een losse activiteit.
Deze paper is opgesteld door Teun Schripsema
Teamleider | Interim-Projectmanager | Event-specialist
Heb je vragen, wil je sparren over innovatie, of ben je benieuwd wat haar expertise voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op via het netwerk van Free Force of verbind via LinkedIn. Een bericht sturen kan makkelijk via de onderstaande buttons.